직장생활은 글쓰기로 시작해서 글쓰기로 끝난다고 해도 과언이 아닙니다.
이메일로 업무에 대한 의견을 주고 받는 것부터 시작해, 거래처에 보낼 제안서나 신사업 계획서, 출장 보고서 작성까지 하죠. 그런데 만약 여러분이 글을 잘 못 쓴다면 어떨까요? 여러분의 글을 읽는 상사는 안 그래도 바빠 죽겠는데 그걸 읽다 또 속이 터지겠죠. 제안서는 보내는 족족 거절당할 테고요.
이런 일이 반복되다 보면 점점 여러분의 실제 업무능력도 의심 받을 텐데요. 글 쓰는 능력이야 타고나는 거니 어쩔 수 없지 않냐고요?
비즈니스 글쓰기는 다릅니다. 기본적인 3가지 원칙을 지켜 반복 훈련하면 글 솜씨를 훨씬 발전시킬 수 있는데요. 그럼 상사 속 터지게 만드는 대표적인 비즈니스 글 3가지 유형을 살펴보고, 이런 글을 쓰지 않기 위해 명심해야 할 세 가지 원칙을 확인해볼까요?
첫 번째, 상사의 입장은 까맣게 잊은 불친절한 글입니다.
한 회사 안에 있어도 임직원들은 각기 다른 자리에서 서로 다른 업무를 처리합니다. 임원진은 끊임없이 의사결정을 하고 중간관리자들은 팀 운영에 정신이 없으며, 주니어들은 실무 단의 업무를 수행하죠. 그러니 같은 문제를 봐도 서로가 중요하게 생각하는 것들이 조금씩 다른데요. 따라서 비즈니스 글을 쓸 때는 항상 글을 읽는 대상을 염두에 두어야 합니다. 즉, 상대에게 어떤 궁금증과 고민거리가 생길지 미리 생각해보고 답을 할 수 있어야 한다는 거죠.
만약 부하직원이 상사에게 ‘반차를 내겠다’는 메일을 쓰고 싶다면요. 그 날 자신의 업무는 누가 대신 담당하게 될 지까지 알려주어야 하는 겁니다. 그래야 상사는 업무에 대해 불안해하지 않겠죠?
두 번째, 상사 목 빠지게 만드는 기승전결식 글입니다.
리더들은 매일 수 십 개의 보고서나 사업 계획서, 메일 등을 읽고 의사결정을 해야 하는데요. 이런 곳에서는 기승전결, 혹은 서론, 본론, 결론의 구조를 가진 글은 환영 받지 못합니다. 따라서 비즈니스 글은 그 핵심 포인트인 결론부터 치고 들어가는 것이 좋은데요. 즉, 상사가 보고서를 통해 진짜 알고 싶어하는 것은 무엇일지, 회사입장에서 중요한 것은 무엇일지를 생각해 그것부터 먼저 제시하는 거죠.
예를 들어 프로젝트 중간 보고서를 작성한다면, 핵심포인트인 ‘목표 달성현황’부터 제시하는 겁니다. 그 다음 이 목표를 달성하기 위해 지금까지 진행해 온 일들을 간략하게 정리해 왜 이런 결과가 나왔는지를 설명하는 거죠. 그리고 남은 기한 내 프로젝트 완료를 위해 어떤 조치를 취할지에 대한 이야기를 덧붙일 수 있겠죠. 마지막으로 프로젝트 예상 결과와 그 실현 가능성 등도 쓸 수 있을 거고요. 어떠세요? 보고서의 개요가 한결 매력적으로 변했죠?
세 번째, 상사가 여러 번 다시 읽어야 할 만큼 어려운 글입니다.
많은 사람들이 어려운 단어와 심오한 표현을 써야 잘 쓴 글, 멋있는 글이라고 생각하는데요. 하지만 이렇게 추상적이고 모호한 글은 읽는 사람의 시간과 에너지를 갉아 먹는 것은 물론이고요. 그 뜻을 오해하는 사람이 생겨 자칫 일이 꼬일 수도 있죠. 따라서 비즈니스 글은 말하듯이 쉽게 써야 하는데요. 실제로 IBM에서는 직원들에게 중학생 정도의 지식 수준을 가진 사람이라면 누구라도 이해할 수 있게 글을 쓰라고 강조하죠. 그 내용이 아무리 전문적이어도 말이에요.
그럼 글을 어떻게 쉽게 쓸 수 있을까요? 바로 C.E.C, 즉, Concise 간결함, Easy 쉬움, Clear 명확함, 이 세 가지를 챙기면 되는데요. 우선 지나치게 긴 문장은 잘라서 단문으로 만들고요. 필요 없는 미사여구나, 중복되는 문장을 과감히 쳐내 글을 간결하게 만드는 거죠. 또한 한자어나 전문용어 같은 어려운 단어는 최대한 피하고 초등학생도 이해할 수 있도록 쉽게 쓰고요. 마지막으로 다른 의미로 해석될 수 있는 모호한 표현을 피해 명확히 쓰면 되는데요.
이렇게 글을 쓴 후에는 잠시 신경을 다른 쪽으로 돌리는 텀(Term)을 가지는 것이 좋습니다. 다시 한 번 낯선 눈으로 자신의 글을 읽어 보는 거죠. 그럼 어색한 표현이나 중언부언하는 표현들이 보이게 마련이니까요. 이와 더불어 자신이 쓴 글을 출력해 직접 소리 내어 읽어 보는 훈련도 큰 도움이 됩니다.
